Bin auch ich von der Registrierkassen­pflicht betroffen?

Diese Frage stellen sich viele Freiberufler und Ein-Mann-Betriebe. In den meisten Fällen lautet die Antwort: Ja.

Die Registrier­kassen­pflicht gilt in Österreich ab 01.01.2016 für das Kassieren von Bareinnahmen. Und sie gilt de facto für alle Betriebe, die bar kassieren. Zwar hat die Regierung eine Ausnahmeregelung definiert, diese ist jedoch so eng gefasst, dass sie auf kaum einen Betrieb zutrifft. Die Registrier­kassen­pflicht gilt also nicht,

• wenn ein Unternehmen im Jahr weniger als 15.000 € netto umsetzt
• oder weniger als 7.500 € in bar umsetzt.

Zur Veranschaulichung: Damit ein Unternehmer jährlich nicht mehr als 15.000 € umsetzt, darf sein monatlicher Umsatz 1.250 € nicht übersteigen.

Entspricht ETRON onR der Registrier­kassen­pflicht?

Selbstverständlich, mit ETRON onR sind Sie fit für die Registrier­kassen­pflicht! Und das mit einem entscheidenden Vorteil: Sie bleiben fit, selbst dann, wenn sich Details ändern und weitere Vorschriften hinzukommen (z.B. die Verschlüsselung ab 2017). Sie verwenden ETRON onR automatisch immer in der aktuellsten Version und sind somit für kommende Entwicklungen bestens gerüstet. Sie können also darauf vertrauen, dass Sie mit ETRON onR der Registrierkassenpflicht zu 100% entsprechen.

Was ist die Registrier­kassen­pflicht?

Bisher hatte es genügt, Umsätze einzeln und nachvollziehbar zu dokumentieren. Ab Jänner 2016 gilt jedoch die Registrierkassenpflicht: D.h. es sind alle Unternehmen (Gewerbetreibende, Freiberufler, Land- und Forstwirte) zur Führung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Diese muss ab 2017 zusätzlich einen Manipulationsschutz aufweisen.

Gibt es Ausnahmen?

Für Umsätze im Freien gibt es die „Kalte Hände“-Regelung. D.h. dass beispielsweise für Maronibrater oder Schneebar-Betreiber ein anderer Grenzwert gilt. Der  Jahresumsatz des Unternehmers darf nicht mehr als 30.000 € netto betragen. Außerdem gilt der Gesamtumsatz des Betriebes und nicht nur die „Kalte Hände“-Umsätze allein.

Eine Erleichterung im Rahmen der Registrierkassenpflicht gibt es zudem für mobile Berufsgruppen, die ihre Dienstleistung direkt beim Kunden erbringen: So können mobile Friseure, Tierärzte oder Hebammen dem Kunden zunächst einen Papierbeleg ausstellen. Den entsprechenden Barumsatz müssen sie jedoch bei der Rückkehr in den Betrieb mit der Registrierkasse erfassen.

Was ist ein Barumsatz?

Die neuen gesetzlichen Regelungen gelten nur für Barumsätze. Was ist darunter zu verstehen? Barumsätze sind Umsätze, die in Bargeld bezahlt werden. Es fallen aber auch Zahlungen mit Bankomat, Kreditkarte, Mobiltelefonen, Paylife Quick und Gutscheinen darunter. Keine Barumsätze sind Zahlungen mittels Online-Banking oder Erlagscheinen.

Weitere Vorschriften ab 2016 – Belegerteilungspflicht und Einzelaufzeichnungspflicht

Zudem gelten ab 2016 folgende Neuerungen: Alle Unternehmen müssen Bargeschäfte einzeln aufzeichnen („Einzelaufzeichnungspflicht“). Das bedeutet, dass alle Umsätze einzeln dokumentiert werden müssen. Eine Strichliste ist z.B. nicht mehr zulässig. Ein Kassenblock mit fortlaufender Nummer kann als händischer Beleg aber verwendet werden.

Auch die Ausstellung eines Belegs („Belegerteilungspflicht“) wird für alle Betriebe und Selbstständige vorgeschrieben. D.h., dass Unternehmer ab 2016 für jeden Umsatz einen Beleg ausstellen müssen. So trifft die Belegerteilungspflicht auch das italienische Eislokal ums Eck: Der Kunde muss eine Rechnung erhalten, wenn er eine Kugel Eis um 1 € kauft.

Ein Beleg muss dabei folgende Angaben enthalten:

• Name des Unternehmens
• Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer zur Identifizierung des Umsatzes
• Datum
• Menge und „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware/Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• Ab 01.01.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code).

Neuregelungen ab 01.01.2017

Fällt ein Unternehmer in die Registrier­kassen­pflicht, hat er bis Jänner 2017 Zeit, um sein Kassensystem mit einem Manipulationsschutz auszustatten. Es handelt sich dabei um eine technische Sicherheitseinrichtung.

D.h., dass Registrierkassen ab 2017 folgende Features haben müssen:

• Datenerfassungsprotokoll
• Drucker bzw. Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
• Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
• Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
• Kassenidentifikationsnummer

Wie viel kostet eine rechtskonforme Registrierkasse?

Abhängig vom Zweck und Unternehmensgegenstand gibt es unterschiedliche Registrierkassen von ETRON, die alle den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

• Für Ein-Personen-Unternehmen oder kleinere Unternehmen bietet sich die ETRON onR Online-Registrierkasse an. Sie ist schon ab 19 € netto monatlich erhältlich, die aktuellsten Updates sind immer inkludiert. Die Online-Registrierkasse entspricht den gesetzlichen Vorgaben und benötigt keine teuren Hardware-Komponenten.
• Eine klassische Registrierkasse ist ab 1.000 € netto erhältlich. Installation, Konfiguration und Schulung sind in diesem Paketpreis bereits inkludiert.
• Als PC-Einstiegskassen gibt es preiswerte All-in-One-Systeme ab 1.300 € (ohne Installation, Konfiguration, Schulung).
• Ein leistungsfähiges PC-Kassensystem mit zusätzlichen Features (wie z.B. Lagerverwaltung, Bestellwesen, Webshop-Anbindung) bieten wir Ihnen gerne individuell an – kontaktieren Sie uns einfach über www.etron.at/kontakt

Welche steuerliche Begünstigung erhalten Unternehmen?

Muss ein Unternehmer eine Registrierkasse anschaffen oder umrüsten, erhält er vom Finanzamt eine Prämie von 200 €. Die Prämie kann bei der Steuererklärung mittels Beilagen-Formular E108c geltend gemacht werden. Sie wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und ist steuerfrei.